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Unternehmens Management


InternetVerwaltung und Organisation sind fundamentale Funktionen eines Unternehmens. Diese zu ändern ist um so schwerer, je größer eine Firma ist. So sind gerade bei großen Unternehmen bestenfalls nur kleine Optimierungen denkbar, die sich nicht allzu weit von den bisherigen Strukturen entfernen. Der Grund für diese starre Haltung sind oftmals die Mitarbeiter, die einen Klima-Wechsel - von jetzt auf gleich - nicht so ohne weiteres vertragen. Selbst wenn die Veränderung einstimmig gewünscht wird - was wohl nur selten der Fall ist - erfordert sie eine Umgewöhnungsphase bzw. eine Einarbeitungszeit. Und da in dieser Zeit die Produktivität der Firma nicht leiden darf, müssen Defizite, die während des Wechsels entstehen, durch die Mitarbeiter aufgefangen werden. Das bedeutet: Je umfangreicher und schneller so ein Wechsel durchgeführt wird, desto größer die Belastung für die Mitarbeiter. Daher ist es oft kein Wunder, wenn (erstaunlich viele) Firmen auf ihre Jahrzehnte-alten Strukturen beharren und sich dem Wandel der Zeit erfolgreich widersetzen.

Der beste und verträglichste Weg, eine grundlegende Veränderung herbei zu führen. ist ein langsamer Wandel. Als erstes stellt man das neue System den Mitarbeitern zur Verfügung, ohne einen festen Einführungstermin zu beschließen oder gar davon auszugehen, dass dieses System überhaupt jemals produktiv genutzt wird. Das ist nicht nur bei kostenlosen, sondern sogar bei kostenpflichtigen Anwendungen möglich. Denn hierfür bieten viele Anbieter gerne eine gratis Testphase und sogar kostenlose Schulungen an. Der erste Schritt sollte lediglich die Bereitstellung des neuen Systems bzw. der neuen Software sein. Denn während die Mitarbeiter nach wie vor mit den alten Verwaltungs- und Organisations-Werkzeugen arbeiten, können sie auf diese Weise die Berührungs-Ängste zu der neuen Software überwinden und auch mal herum-experimentieren. Die Erfahrung zeigt, dass dies am besten funktioniert, wenn man sich dafür extra Zeit nimmt und in kleinen Gruppen gemeinsam auf Erkundungstour geht. Anfänglich dürfte die Akzeptanz noch sehr ernüchternd sein, doch mit der Zeit ändert sich dies schnell. Vor allem wenn man erkennt, welche Vorteile das neue System bietet, dürfte die Zahl der Anhänger stetig steigen und auch die Skeptiker überzeugen. Sobald die Mitarbeiter bereit sind, können jetzt die intensiveren Testphasen beginnen. Gerade bei großen Firmen muss geprüft werden, ob das neue System den Belastungen des Alltags stand hält und ob die Software auch sicher und stabil läuft. Ist auch diese Hürde genommen, geht es in den produktiven Betrieb. Dabei beginnt man oftmals mit einem Parallel-Betrieb zum alten System. Mit der Zeit lagert man immer mehr Funktionen um, bis das alte System überflüssig wird. So ein Parallel-Betrieb kann mit unter auch Jahre dauern. Und selbst dann werden in der Regel die alten Strukturen nicht gänzlich aufgegeben. Denn neue Systeme müssen sich erst über einen langen Zeitraum bewähren, bevor man sie ohne Wenn und Aber akzeptieren kann.

Gerade ältere Firmen oder traditionelle Betriebe haben im Laufe ihres Bestehens schon oft solche Änderungen durchgemacht. Und arbeiten dann fast ständig in einem Parallelbetrieb. Möglicherweise dann sogar mit mehr als nur zwei Systemen. Ebenso gibt es auch Firmen, die bedingt durch den schnellen Wandel des digitalen Zeitalters dazu gezwungen werden neue Systeme in einem schnelleren Intervall herbei zu führen. Ein gutes Beispiel sind hier die Versicherungs-Unternehmen, die oftmals auf unterschiedlichen Computersystemen sowie zahlreichen Datenträger-Generationen und den diversen Datenträger-Typen angewiesen sind. Da werden nicht nur veraltete Banddatenträger, sondern auch das gute alte Papier als Sicherungs-Medium heran gezogen. Und dass nicht nur aktuell, sondern auch in Zukunft. Dies soll nicht als Vorwurf verstanden werden, denn gerade solche alten Strukturen haben nur deswegen noch im neuen Jahrtausend bestand, weil sie sich über Jahrzehnte bewährt haben. Was man von neuen Computersystemen (noch) nicht behaupten kann. In diesem Sinne darf und sollte man skeptisch sein, wenn man sich auf eine bestimmte Software verlässt und ihr die Verantwortung über Verwaltung und Organisation überträgt. Denn auf diese Weise überlässt man ihr gleichzeitig auch das Schicksal der gesamten Firma. Durchaus verständlich, wenn so etwas den Entscheidungsträgern nicht gerade leicht fällt.



Betriebswirtschaftliche-Verwaltung und -Planung

Beim Apache OFBiz handelt es sich um ein Programmgerüst, dass mittels einzelner Module flexibel zu dem gewünschten Programmpaket erweitert werden kann, dass man für die jeweilige Unternehmensstruktur benötigt. Mit OFBiz lassen sich dabei sehr umfangreiche Unternehmens-Gesamt-Lösungen konzipieren, die weit über die klassische Betriebswirtschaftliche-Verwaltung hinaus gehen. Darunter fallen also auch Bereiche wie Produktionsplanung, Instandhaltungs- und Anlagenmanagment, eCommerce, Kundenbetreuung uvw. So eignet sich OFBiz nicht ausschließlich, aber vor allem sehr gut für komplexe und große Unternehmen als eine zentrale Unterlage auf die man aufbauen kann.

ERP5  : 

ERP5 ist ein sehr abstraktes und damit einfach strukturiertes System zur Betriebswirtschaftlichen-Verwaltung. Es zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es ein sehr freies und unabhängiges System ist, was man bedauerlicherweise nicht von allen Open-Source-Anwendungen behaupten kann, die sich in diesem Bereich auftun. Denn einige Anbieter versuchen mit ihren Open-Source-Projekten lediglich die Unternehmen fest an sich zu binden. Bei ERP5 scheint dies nicht der Fall zu sein. Hier besitzt man viel mehr Freiheiten und mehr Flexibilität, wodurch es sich attraktiv hervorhebt. Es zielt vornehmlich auf mittelständische bis größere Unternehmen und läuft neben Linux auch (dank Buildout) auf Mac OS X und Windows. Der eigentliche Client ist dagegen Web-basierend und kann in jedem Browser unter einem beliebigen Betriebssystem laufen (also auch auf Tablets oder Smartphones). Wie die meisten Systeme seiner Art bietet es eine ganzheitliche Lösung, die in seinem Fall sogar weit über das übliche Maß hinaus geht. Denn neben den typischen Eigenschaften wie Buchhaltung, Rechnungswesen, Lieferverwaltung, Lagerung, Ver- und Einkauf, etc. bietet es auf Wunsch auch untypische Elemente eines solchen Systems, wie zum Beispiel ein Dokumenten-Management oder ein Projekt-Management. Wieviele Teilbereiche von ERP5 man installiert bzw. verwendet, bleibt aber dem jeweiligen Anwender vorbehalten.

JFire  : 

Mit JFire können kleine bis mittelständische Unternehmen eine übersichtliche Verwaltung aufbauen. Von der Kontaktprotokollen zu den Kunden, über die Produktverwaltung, dem Verkauf und der Zustellung der Ware bis hin zu einem Ticketsystem sowie einem Web-Shop wird alles geboten, was man "tatsächlich" braucht. Viele andere Systeme ertränken den Anwender regelrecht in Komplexität. Bei JFire bietet man zwar auch weitreichende Möglichkeiten, versucht diese aber in einem produktiven Rahmen zu halten. Lauffähig ist JFire als Client-Server-System. Während der Server auf Java aufsetzt und somit flexibel einsetzbar bleibt, kann man beim Client entweder einen Web-Client einsetzen, wahlweise aber auch einen installierten Windows- oder Linux-Client nutzen.

Kivitendo  : 

Die betriebswirtschaftliche Anwendung Kivitendo ist nur vom Namen nach sehr neu. Hinter ihr verbirgt sich die Anwendung LX-Office, die in Kivitendo umbenannt wurde. Unter dem alten Namen besteht sie schon sehr viel länger und hat daher schon reichlich Gelegenheit bekommen zu reifen. Ihre zentralen Themen sind die Finanzbuchhaltung sowie die Warenwirtschaft. Es gibt aber auch Bestandteile (wie z.B. Kundenbetreuung), die darüber hinaus gehen. Als Unterlage für den Server empfiehlt sich Linux, der Anwender dagegen kann über den Browser auf Kivitendo zugreifen und ist somit nicht an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden.

Elite-Freeware

Nuclos  : 

Die ERP-Software Nuclos dürfte wohl eine der fortschrittlichsten auf dem Markt sein. Ein sehr zentraler Vorteil ist ihre Flexibilität. Die Nutzer können sich mittels Baukasten-Prinzip die Software auf den Leib schneidern. Selbst untypische oder komplexe Vorgänge können auf diese Weise berücksichtigt werden. Wodurch jede Nuclos Anpassung einer jeden Firma ein Unikat darstellt. Sehr von Vorteil ist dabei auch die stetige Erweiterbarkeit durch den Nutzer. Falls also eine kleine Änderung am Aufbau oder Ablauf durchgeführt werden muss, braucht man hierfür nicht gleich einen Software-Entwickler zu beschäftigen, der sich erst mühsam einarbeitet. Auf diese Weise lässt sich mit Nuclos noch sehr viel mehr umsetzen. Denn durch seine Flexibilität eignet es sich auch für andere Bereiche, die eine Verwaltung benötigen oder einen Workflow unterliegen. Beim Download der Software ist etwas Vorsicht geboten. Auf der Seite des Anbieters ist der Download der Software an kostenpflichtige Dienstleistungen gebunden. Wahlweise ist die Software aber auch kostenlos zu bekommen. Wer kein Geld ausgeben möchte, sollte darauf achten, die richtige Wahl zu treffen.

Elite-Freeware

Opentaps  : 

Opentaps ist eine der wenigen Open-Source-RPM-Anwendungen, die auch von internationalen Großkonzernen genutzt wird. Dies ist ein guter Beleg dafür, dass sich Opentaps sehr gut für große Firmen eignet. Dennoch ist es ein eher klassisch aufgebautes RPM-Tool. Seine Existenzberechtigung zieht es vor allem aus seinen zahlreichen Funktionen, die sehr detailreich ausgearbeitet sind. Damit bietet es Möglichkeiten, von denen der Anwender gar nicht mal wusste, dass er sie braucht. Aus diesem Grund gilt Opentaps auch als Ideengeber für andere RPMs. Selbst wenn man es nicht produktiv einsetzen möchte, empfiehlt es sich, hier hinein zu schnuppern, um sich von seinen Möglichkeiten inspirieren zu lassen. Installiert wird es auf einem Server und kann dann webbasiert über den Browser von den Anwendern genutzt werden. So bleibt es Betriebssystemunabhängig und kann auf Wunsch auch auf Tablets und Smartphones eingesetzt werden.

OpenZ  : 

Openbravo ist vor allem ein optisch ansprechendes Verwaltungssystem. Es bildet die Grundlage von OpenZ, welches seinerseits eine angepasste Openbravo-Version für den deutschen Markt darstellt. Durch seine visuelle Aufmachung erleichtert es dem Anwender die Arbeit ungemein. Neue Anwender können sich schneller einleben und erfahrene Anwender behalten auch langfristig einen guten Überblick. OpenZ ist jedoch keine Komplettlösung, so bietet es zwar viele Teilbereiche, versucht aber nicht jedem Wunsch nach zu kommen. So gibt es beispielsweise keinen integrierten Webshop und auch keine Endkundenbetreuung. Für solche Fälle bietet OpenZ jedoch eine SOAP-Schnittstelle, mit der sich Fremdanwendungen an OpenZ andocken können, um es zu erweitern oder zu ergänzen.

Tryton  : 

Bei Tryton handelt es sich eigentlich nur um ein Programm-Gerüst. Doch durch zahlreiche Geschäfts-Module bedient es alle Bereiche der Betriebswirtschaft. So zum Beispiel die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, den Verkauf sowie Einkauf und darüber hinaus auch ein Kostenstellensystem und eine Lagerverwaltung. Damit eignet es sich auch sehr gut für größere Unternehmen. Es basiert auf einer Client-Server-Lösung. Während der Client für diverse Betriebssysteme verfügbar ist (Windows, Linux, Mac OS X), benötigt man beim Server ein Linux. Parallel dazu gibt es für Windows und Mac OS X aber auch eine Client-Server-Kombination unter der Bezeichnung Neso. Dieser eignet sich gut für kleine Unternehmen die nur einen Anwender bzw. einen Rechner für die Betriebswirtschaftliche Verwaltung einsetzen wollen.


IT-Inventarisierung und -Verwaltung

Das sogenannte FAI ist komplett auf Linux ausgerichtet. Vorzugsweise für die Debian-Distribution, doch es kann auch mit anderen Linux-Distributionen zusammen arbeiten. Mit ihm lässt sich von zentraler Stelle auf einen beliebigen Netzwerk-Client Linux installieren und konfigurieren. Sehr praktisch ist dies gerade bei großen Unternehmen, da so ein neuer Arbeitsplatz schnell eingerichtet werden kann oder sich ein defektes System wiederherstellen lässt.

Ein sehr weit verbreitetes Tool zur Inventarisierung und Verwaltung von Hard- und Software ist das LOGINventury. Es unterscheidet sich von klassischen Systemen, da es keinen Agenten auf dem Client voraussetzt. Für Windows-Clients gilt dies allerdings nicht direkt. Dort ist LOGINventury auf die Unterstützung des Clients angewiesen um Hard- und Software zu scannen, weshalb man dort mit Script-Lösungen arbeitet, die beim Start des Systems oder aus der Ferne aktiviert werden. Ein Lizenz-Mangement ist ebenfalls Bestandteil von LOGINventury. Einziges Handicap ist die eingeschränkte kostenlose Nutzung. Denn nur bis 20 Netzwerk-Clients ist LOGINventury kostenlos. Wer größere Netzwerke scannen und verwalten möchte, muss dafür Geld zahlen.

m23  : 

Der Softwareverteiler m23 ist speziell auf Linux-Betriebssysteme ausgelegt. Mit ihm kann man wahlweise einzelne oder auch einer Gruppe von Linux-Clients diverse Installations-Pakete zuweisen.

Beim OCS Inventory NG handelt es sich um eine Inventarisierungs-Anwendung, mit der man Hard- und Software eines Unternehmens verwalten kann. Auf den Client-Rechnern wird hierfür eine Software installiert (ein Agent) der den Server über die verwendete Hard- und Software informiert. Das ist besonders bei größeren Firmen hilfreich, da dort der IT-Betreuer nicht am jeweiligen Rechner sein muss, um technische Informationen einzuholen. Gleichzeitig ist OCS Inventory NG aber nicht unbedingt übersichtlich. Um es daher effektiv einzusetzen, benötigt es ein wenig Anpassungs-Arbeit.

Elite-Freeware

Beim Open PC Server Integration (OPSI) handelt es sich um mehr als nur um ein reines Inventarisierungs-System für Hard- und Software. Mit ihm lassen sich neben Anwendungen und Aktualisierungen (Patches) auch Betriebssysteme per Fernwartung installieren. Gerne auch mittels Rollout auf mehreren Rechnern gleichzeitig. Gerade bei Firmen mit mehreren Hundert Computern oder auch bei Server-Farmen sind solche Systeme unverzichtbar. Dabei berücksichtigt OPSI (mittels Erweiterung) auch die Einhaltung der unterschiedlichen Software-Lizenzrichtlinien sowie der vorhandenen Lizenz-Kontingente, indem es die Lizenzen selbst verwaltet. Berücksichtigt wird dabei auch, dass eine Lizenz für andere Anwender freigegeben werden kann, wenn eine Anwendung deinstalliert wurde.