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Team- und Projektmanagement


InternetViele Menschen gehen davon aus, dass die Gruppenarbeit eine allgemeine Vereinfachung oder Arbeits-Entlastung darstellt und somit die Effizienz des Einzelnen steigert. Doch in der Praxis ist dies nicht zwingend der Fall. Es müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, um die Gruppenarbeit auch wirklich produktiv zu gestalten. Einfach nur eine Gruppe von Leuten zusammen zu trommeln und ihnen Aufgaben zuzuweisen, reicht da bei weitem nicht aus. Denn die Gruppenarbeit teilt sich nicht nur in Personen-spezifische-Aufgaben, sondern auch in Strukturellen-Voraussetzungen auf. Das sind zwei Teilbereiche die sich direkt überlagern und die nur gemeinsam einen optimalen und produktiven Arbeitsablauf gewährleisten können. Zu den Personen-spezifischen-Aufgaben zählt man beispielsweise die Planung, die Koordination oder die Umsetzung. Das sind Funktionen, die man dem Einzelnen zuweisen kann. Während zu den strukturellen Voraussetzungen Punkte wie Kommunikation, Moral, Eigenständigkeit oder Flexibilität zählen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Faktoren die zu berücksichtigen sind. So zum Beispiel die Team-Größe. Je mehr Mitarbeiter ein Team umfasst, desto schwerer wird es, alle auf einen gemeinsamen Fokus auszurichten. Vor allem dann, wenn man dem Team auch eine gewisse Eigenständigkeit zugestehen muss, um das Aufgabenspektrum durch die gewonnene Flexibilität zu erweitern. Auch wenn es also auf den ersten Blick nicht danach aussieht, ist die Team- und Projektarbeit ein durchweg komplexes Thema. Weshalb es auch nicht weiter erstaunt, dass zahlreiche Anwendungen dieses Thema aufgreifen und sich daran versuchen es zu vereinfachen und zu optimieren.

Das Spektrum an Software die ein Team oder ein Projekt unterstützt, ist sehr breit gestreut. So gibt es Anwendungen die aktive Unterstützung leisten. Sie fordern den Anwender auf, vieles innerhalb der Software zu protokollieren und zu verwalten, damit die anderen Team-Mitglieder dies direkt aufnehmen und nutzen können. Genauso gibt es aber auch passive Anwendungen, die nur einen Teilbereich oder sehr indirekt einem Team oder einem Projekt dienen. So zum Beispiel ein Netz-Laufwerk auf das alle Mitarbeiter zugreifen können, um Daten untereinander auszutauschen. In beiden Fällen gilt es zu bedenken, dass ein Zuviel oder ein Zuwenig an Unterstützung schädlich für ein Team bzw. ein Projekt sein kann. Es gilt immer das optimale Gleichgewicht zu finden, damit die Software auch wirklich einen Nutzen bringt und nicht etwa die Anwender mit sinnloser Bürokratie erschlägt. Gerade dieses Gleichgewicht ist oft sogar dynamisch, wodurch die Qualität der Software nur um so mehr gefordert wird. Hinzu kommt, dass jedes Team und jedes Projekt seine Eigenarten besitzt. Eine gute Software sollte auch dies berücksichtigen. Da erstaunt es nicht, dass viele Anwendungen durchfallen oder einfach nicht den gewünschten Anforderungen entsprechen. So gilt hier das alte Sprichwort "probieren geht über studieren". Dabei sollte man den jeweiligen Anwendungen ruhig auch etwas Zeit widmen, denn nicht jede Software entpuppt sich gleich auf den ersten Blick als echte Perle.

Wir empfehlen einen Blick in unsere E-Mail Sektion und speziell da das Angebot an Groupware-Lösungen. Dort findet man E-Mail-Clients mit erweiterten Funktionen. Sie bieten dem Team einen gemeinsamen Termin-Kalender, ein gemeinsames Adressbuch für die Kontakte sowie viele weitere gemeinsame Funktionen, die für eine Gruppe relevant sein dürften. Im Grunde stellen sie daher oft das Fundament einer gemeinsamen Team-Software dar. Parallel dazu sollte man sich auch die Instand-Messaging Anwendungen näher ansehen. Nicht nur, weil zusätzliche Kommunikations-Möglichkeiten in einer Gruppe hilfreich sein können, sondern auch weil einige dieser Anwendungen mit einem integrierten Whiteboard ausgestattet sind; Welches sich beim Brainstorming in einer Gruppe oder auch bei Besprechungen als sehr hilfreich erweist. Wem dies nicht genügt, findet aber im Folgenden noch weitere oder auch tiefer gehende Team- und Projekt-Anwendungen. Darunter auch MindMapping- und Brainstorming-Anwendungen die oftmals in der Vorplanungsphase einen ersten groben Umriss über die Anforderungen und den Bedarf des Teams zeichnen können, woraus sich dann schlussendlich die optimale Team- und Projektmanagement-Software ableiten lässt.



Team- und Projektmanagement

In der Calligra Suite - einer Office Suite - finden sich zahlreiche Büro-Anwendungen. Überwiegend klassische, wie beispielsweise eine Textverarbeitung oder eine Tabellenkalkulation. Es finden sich aber auch untypische Büro-Anwendungen, darunter die Anwendung Plan, die ihrem Namen entsprechend eine Art Planungs-Software darstellt. Mit ihr lassen sich kleine bis mittelgroße Projekte erstellen und verwalten. Sie ist ausgerichtet für die Nutzung durch einen Team-Leiter, welcher sich die Anwendung lokal installiert. Verfügbar ist die Calligra Suite vornehmlich für Linux, über Fremdanbieter aber auch für Mac OS X und Windows erhältlich.

Bei Collabtive handelt es sich um eine Art Groupware, die jedoch ihren Anwendern keine E-Mail-Funktion bereitstellt. Stattdessen verwendet man nur ein internes Nachrichten- sowie ein eigenes Instand-Messaging-System, um den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben sich auszutauschen. Die Mitarbeiter können in Rollen unterteilt werden und mittels Zeiterfassungs-Protokoll auch überwacht werden. Es lassen sich eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Aufgaben definieren, so dass auch kleine Aufgaben ohne großen Aufwand ins System aufgenommen werden können. Allein damit schon bietet Collabtive schon alle wichtigen Grundfunktionen, die man von einer Projekt- und Team-Management-Software verlangt. Hinzu kommt aber noch ein Datei- und Dokumenten-Management-System. Und da Collabtive webbasiert ist, kann man es Betriebssystem-Unabhängig von jedem Web-Browser aus bedienen.

Collanos Workplace wird schon seit längerem nicht mehr weiter entwickelt. Dies ist sehr schade, den die Ansätze die man hier verfolgte, waren sehr viel versprechend. Auf einer Seite konnte man Projekte, Teams und Diskussionen im Blick behalten und zwischen unterschiedlichen Projekten, mehreren Diskussionen und verschiedenen Teams wechseln. Die tatsächliche Nutzung gestaltet sich jedoch etwas schwerfällig, so dass die Fans von Collanos Workplace große Hoffnung auf eine Weiterentwicklung bzw. eine Optimierung der Software legten. Gerade Anfängern hätte man damit den Einstieg erleichtern können. Da die Weiterentwicklung offenbar auf Eis liegt, bleibt die Anwendung daher nur bedingt empfehlenswert. Verfügbar ist sie für Windows, Linux und Mac OS X.

Elite-Freeware

GanttProject ist eine erstklassige Projekt-Planungs- und Team-Verwaltungs-Software. Sie ist sehr einfach und intuitiv aufgebaut, aber dennoch mächtig genug, um selbst komplexere Projekte zu betreuen. Vor allem ist sie aber auch bei kleineren Projektabläufen hilfreich und bietet hierfür nützliche Visualisierungen, die dem Anwender helfen den Projektablauf zu optimieren. Installiert wird GanttProject lokal auf einem Rechner und unterstützt dabei Linux, Mac OS X sowie Windows. Dennoch lassen sich erstellte Projekte auch in der Gruppe von mehreren Anwendern betreuen. Es bietet Import und Export-Funktionalität zu Microsoft Project und erlaubt auch eine Export-Funktion zu PDF und HTML. Gerade durch seine Einfachheit ist GanttProject sehr empfehlenswert und zeigt sich schon nach wenigen Minuten produktiv. Daher sollte GanttProject eine der ersten Anwendungen sein, die man auf der Suche nach einer guten Projekt- und Team-Management-Software ausprobiert.

Elite-Freeware

TeamLab  : 

Wer eine webbasierte Lösung für seine Projekt- und Teamplanung sucht, dürfte sich sehr schnell mit dem TeamLab anfreunden. Hierbei handelt es sich um eine Online-Plattform bei der sich die Anwender lediglich registrieren müssen und über die man dann kostenlos alle nötigen Funktionen bereit gestellt bekommt. Man findet die klassische Ablauf-Planungen sowie eine Team-Verwaltung. Die Abläufe werden protokolliert, wodurch man selbst in einem größeren Team schnell sehen kann, welcher Mitarbeiter an welchem Bereich gearbeitet hat. Sehr gut umgesetzt sind auch die umfangreichen Kommunikations-Möglichkeiten. Es gibt Team- und Projekt-Nachrichten, Blog-Meldungen, Sofortnachrichten, Wikis und noch weitere mediale Möglichkeiten damit die Anwender sich untereinander auszutauschen. Auf diese Weise bleibt die Kommunikation lebendig und kann sich flexibel entfalten. Darüber hinaus bietet Teamlab auch ein kleines Dokumenten-Management-System, sowie einen Online-Editor zur Dokumenten-Bearbeitung. Um Teamlab komplett nutzen zu können, wird man daher nie mehr als einen Internet-Browser brauchen. Dennoch sollte vielleicht noch erwähnt werden, dass Teamlab auch als App für iOS wie auch für Android verfügbar ist.

Auf den ersten Blick wirkt Web2Project sehr überladen. Das liegt daran, dass es sich dem Nutzer möglichst flexibel und omnipotent präsentieren möchte. Durch sein mächtiges Auftreten kann es jedoch viele Anwender verschrecken. Vor allem jene, die noch keine Erfahrungen mit Projekt- und Team-Management-Anwendungen haben. Daher empfiehlt sich Web2Project eher als zweiter Schritt bzw. als Nachfolger einer bestehenden und einfachen Projekt- und Team-Management-Software. Alles andere wirkt sonst wie ein Sprung ins kalte Wasser. Vor allem da Web2Project gegenwärtig auch nur in Englisch verfügbar ist und man die Eindeutschung des Systems noch manuell vornehmen muss. Wer sich also einen schnellen Einstieg erhofft hat, wird hier enttäuscht. Web2Project benötigt als Browser-gestützte Anwendung einen Web-Server (PHP und MySQL) und vor allem einiges an Einarbeitungszeit. Wer bereit ist diesen Weg zu gehen, kann am Ende jedoch eine für sich angepasste Lösung antreffen.


Mindmapping und Brainstorming

ACE  : 

Bei ACE handelt es sich um einen Text-Editor, der mehreren Personen gleichzeitig erlaubt, einen Text zu bearbeiten. Das Resultat wird in Echtzeit präsentiert, ganz so, als ob mehrere Anwender gleichzeitig auf das gleiche Blatt Papier schreiben. ACE ist zwar schon etwas in die Jahre gekommen, wird aber immer noch oft und gerne eingesetzt, da es als Java-Anwendung unter diversen Betriebssystemen lauffähig ist.

Unter der Bezeichnung Coccinella findet sich ein etwas älterer Instand-Messenger, der vor allem durch sein integriertes Whiteboard positiv auffällt. Er unterstützt das freie XMPP-Protokoll, weshalb es sich auch mit vielen anderen XMPP- und XMPP-kompatiblen Instand-Messaging-Netzwerken verbinden kann. Damit man jedoch das Whiteboard nutzen kann, wie auch die anderen Funktionen gebotenen Funktionen (z.B. die verschlüsselte Übertragung), ist bei allen Anwendern die Coccinella-Anwendung notwendig. Verfügbar ist Coccinella für Windows, Mac OS X und Linux.

Docear  : 

Docear ist der Nachfolger von SciPlore MindMapping, welches mittlerweile nicht mehr weiterentwickelt wird. Docear ist keine klassische MindMapping-Anwendung. Den über die klassischen Funktionen einer MindMapping-Software reicht sie weit hinaus und zwar indem sie zahlreiche erweiterte Funktionen mitbringt. Man kann Verzeichnisse, Dokumente und Bookmarks einbinden. Da diese Teilbereiche dynamisch sind, gestalten sich auch die erstellten MindMaps dynamisch. So kann man beispielsweise eine MindMap erstellen, um Verzeichnisse und Dokumente zu überwachen und zu bearbeiten. Interessant an Docear ist auch der Umstand, dass sich sehr komplexe Mindmaps erstellen lassen. Nahezu beliebig komplex. Eingesetzt wird sie vornehmlich im wissenschaftlichen Bereich, dort eignet sie sich sehr gut zur Erstellung von Doktorarbeiten oder anderen wissenschaftlichen Abhandlungen. Vor allem da man die MindMapping-Punkte (welche wie schon erwähnt auch aus Verzeichnissen, Dokumenten und Bookmarks bestehen können) als Referenzen in Dokumenten einbinden kann. Alles in allem also eine hervorragende Anwendung um komplexe Aufgaben transparenter zu gestalten. Lauffähig ist Docear unter Windows, Linux und Mac OS X.

Etherpad  : 

Etherpad ist ein Echtzeit-Team-Text-Editor, mit dem mehrere Anwender gleichzeitig ein Dokument bearbeiten können. Im Vergleich zu anderen vergleichbaren Lösungen bietet Etherpad auch eine Chat-Funktion für alle Teilnehmer, wodurch es auch gleich für die notwendige Kommunikation sorgt. Verfügbar ist Etherpad in einer Lite- und in einer Vollversion. Beide sind kostenfrei und unterscheiden sich lediglich im Funktionsumfang.

FreeMind  : 

FreeMind ist eine Mindmapping Software. Mit ihr lassen sich Ideen und Projekte visuell darstellen und strukturieren. Sie eignet sich daher sehr gut für die anfängliche Planungs-Phase oder für Brain-Storming-Sitzungen. Verfügbar ist sie für Windows, Linux und Mac OS X. Da FreeMind auf Java basiert, lässt es sich aber auch für andere Betriebssysteme anpassen.

Elite-Freeware

Freeplane  : 

Freeplane ist eine Abspaltung von FreeMind. Es unterstützt das gleiche Datei-Format und ergänzt es noch mit einigen Zusätzen. Darüber hinaus unterstützt es auch grafische Export-Formate, wahlweise für Rastergrafik wie auch für Vektorgrafik. Die mit Freeplane erstellten Mindmaps lassen sich schnell und optisch sehr ansprechend gestalten, weshalb sich Freeplane nicht einfach nur für Mindmaps, sondern auch für Präsentationen eignet. Verfügbar ist es für Linux, Mac OS X und Windows.

Der YouMinds Composer ist in einer kostenfreien und einer kostenpflichtigen Version verfügbar. Die kostenfreie Version darf nur privaten Anwendern dienen und arbeitet darüber hinaus mit einem Wasserzeichen. Auch einige Funktionen sind in der kostenfreien Ausführung entfernt worden. Alles in allem sind dies für uns gute Grunde um den YouMinds Composer nicht auf unserer Seite aufzuführen (da wir uns vornehmlich auf komplett freie Anwendungen konzentrieren wollen). Doch der YouMinds Composer ist auch in seiner eingeschränkten Ausführung zu den anderen freien Mindmapping-Anwendungen sehr konkurrenzfähig. Das liegt vor allem an seinem modernen Aufbau und seiner grafisch ansprechenden Bedienung. Er präsentiert sich damit benutzerfreundlich und flexibel. Verfügbar ist er für Windows und Mac OS X.