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Office-Suites und PDF-Tools


InternetIn den Anfängen, als der Computer Einzug in den Geschäfts-Alltag hielt, ging es gar nicht darum neue Möglichkeiten oder Funktionen zu schaffen. Es ging schlichtweg nur darum, die Effizienz zu steigern. Verwaltungstechnische Aufgaben einfach nur schneller abzuarbeiten, die sonst eine Vielzahl von Mitarbeitern benötigten. Auf diese Weise sparte man sich nicht nur das Personal, sondern vor allem auch Zeit und Kosten ein. Davon profitierten anfänglich Regierungen und große Unternehmen. Als Computer preislich attraktiver und vor allem kleiner wurden, etablierten sie sich auch zunehmend in kleineren Unternehmen und Organisationen, die schließlich auch von der digitalen Revolution profitieren wollten. Dies war dann auch die Zeit, wo ein Umdenken stattfand und wo es nicht mehr nur um reine Effizienz ging. Sondern nun auch um das Erschaffen neuer Möglichkeiten, die dank des Computers erstmalig realisierbar wurden.

Auch aktuell in der Gegenwart zeigen sich neue Anwendungen und neue Software-Versionen zunehmend funktionaler. Denn mittlerweile gelten zusätzliche Funktionen als ein wichtiges Kaufargument. Dies ist ein etabliertes Denkmuster, dass noch weiter eskaliert. Oft geht es den Software-Anbietern sogar nur darum, ein Konkurrenz-Produkt aus zu stechen. Ein echter Mehrwert von neuen Funktionen ist daher leider bei vielen Folgeversionen oft nur schwer auszumachen. Und so arbeiten sich die Software-Entwickler immer weiter in die Randbereiche hinein, die kaum einen Anwender wirklich interessieren. Besonders gut ist dies bei Office-Anwendungen zu beobachten. Sie haben sich in vielen ihrer grundlegenden Funktionen seit Jahrzehnten nicht verändert. Und je weiter die Entwicklung voranschreitet, desto unscheinbarer wirken ihre neuen Möglichkeiten. Allein in den letzten 10 Jahren scheint sich bei vielen Office-Suites die Entwicklung regelrecht festgefahren zu haben. So dass viele Anwender keinen Unterschied mehr zwischen einer alten oder einer neuen Office-Suite ausmachen. Das ist ein Umstand, der nicht erst jetzt Realität wurde, sondern sich auch schon länger abzeichnet. So wechseln viele Anwender erst zu einer moderneren Office-Suite, wenn die bisherige Software auf dem neuen Computer bzw. Betriebssystem nicht mehr lauffähig ist.

Wer sich also eine funktions-reichere Office-Suite wünscht, muss oft gar nicht zu einer neueren oder anderen Software greifen. Meist genügt es, wenn man sich eingehender mit seiner aktuellen Office-Suite auseinander setzt und ihre Möglichkeiten besser aus reizt. Gerade bei Office-Suites hilft hier die oft sehr ausführliche Hilfe-Funktionen, die auch Laien die Einarbeitung vereinfacht. Darüber hinaus sind gerade für solch klassischen Anwendungen wie OpenOffice.org bzw. LibreOffice auch unzählige Tutorials im Internet verfügbar. Und zwar wahlweise in Textform oder als Video. Da sich die freien Office-Suites oft ähneln (vornehmlich weil sie aufeinander aufsetzen) eignet sich ein Tutorial gleich für mehrere Office-Suites. Manchmal kann es auch nicht schaden (sofern man es nicht übertreibt), durch die Funktionen der eigenen Office-Suite zu stöbern und etwas herum zu experimentieren. Nicht zuletzt sollte man bedenken, dass der Aufbau einer Software oft versucht logischen Denkmustern zu folgen. Daher finden sich gewünschte Funktionen auch meist da, wo man sie vermuten würde.

Dokumenten Formate

Zu den geläufigsten Formaten zählt das PDF (Portable Document Format). Es konnte sich behaupten, da der Urheber (Adobe) schon vor der Jahrtausendwende die Anwender mit einem kostenfreien Betrachtungs-Programm versorgte. Das war lange Zeit eine Besonderheit. Denn für gewöhnlich musste man früher zum Bearbeiten und Betrachten von Dokumenten gleichermaßen eine kostenpflichtige Software erwerben. Da dies bei PDF anders war, konnte der Ersteller eines PDF-Dokuments immer davon ausgehen, dass alle Empfänger eines PDF-Dokuments in der Lage waren, das Dokument auch wirklich zu öffnen. Die meisten freien Office-Suites unterstützen mittlerweile auch das PDF-Format. So können sie PDF-Dokumente generieren (mittels Export-Funktion) oder auch PDF-Dokumente einlesen (z.B. mittels eines vektorbasierten Grafik-Programms das der Office-Suite beiliegt). PDFs eigenen sich sehr gut für den Geschäfts-Alltag, denn man kann sie trotz zahlreicher Betrachtungs- und Bearbeitungs-Programme mit weitgehend einheitlichen Schutzmechanismen und Regeln versehen. So kann der Ersteller Einschränkungen für ein Dokument vorgeben, die vom Betrachter eingehalten werden müssen. Er kann regeln ob ein Dokument gedruckt werden darf, ob man Änderungen vornehmen darf, uvm. Gerade wegen dieser Regeln etablierte sich das PDF-Format auch vornehmlich als Dokumenten-Format für Handbücher, Angebots-Schreiben und Rechnungen. Im Firmenumfeld ist das PDF daher kaum noch weg zu denken.

Ein weiteres wichtiges Dokumenten-Format ist das ODF (Open Document Format). Es gilt als internationaler Standard und wurde von den freien Office-Suites gefördert. Sein besonderer Vorteil liegt in der Zukunftssicherheit. Es gilt als sicher, dass Dokumente im Open Document Format durch ihre Abwärtskompatibilität auch noch in 100 Jahren geöffnet und dargestellt werden können. Dies ist ein Merkmal, dass es vielen (vor allem auch proprietären) Formaten voraus hat. Dennoch zeigen sich beim ODF (im Vergleich zu PDF) auch klassische Nachteile. Und zwar kann die Einhaltung des Dokumenten-Layouts nicht gewährleistet werden. Vor allem nicht über einen längeren Zeitraum und über verschiedene ODF-Anwendungen hinweg. Layout-Treue ist generell ein Problem bei diversen Dokumenten-Formaten. Noch am ehesten gilt PDF als Layout-Sicheres-Format, doch auch beim PDF kann man dies nicht zu 100% garantieren.



Office Anwendungen

Die Calligra Suite ist eine Abspaltung von KOffice. Sie beinhaltet Anwendungen, die sich aus KOffice gelöst haben und damit fester Bestandteil der Calligra Suite wurden. Neben den klassischen Anwendungen, wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation finden sich in der Calligra Suite auch Anwendungen für Datenbanken und Präsentationen. Darüber hinaus können auch Flussdiagramme erstellt werden, sowie Zeichnungen mittels eines Raster- sowie eines Vectorgrafik-Programms. Die Calligra Suite ist damit sehr umfangreich. Sie ist für Linux entwickelt worden, lässt sich unter Umständen aber auch unter Windows einsetzen.

Docear  : 

Docear ist eine gute Ergänzung zu einer klassischen Office-Suite. Mit Docear kann man PDF-Dokumente durchforsten, Notizen in das Dokument schreiben und bei der dazugehörigen Mind-Mapping-Anwendung auch gleich Verlinkungen zu diesen Notizen und den jeweiligen PDF-Dokumenten platzieren. Auf diese Weise kann man sich komplexe Themen transparenter gestalten und mit Dokumenten verbinden. Das ist sehr hilfreich, wenn man sich in ein brachliegendes Thema schnell wieder einarbeiten muss. Oder wenn man jemand anderem einen logischen Zusammenhang bildlich verdeutlichen will. Docear ist für Windows, Linux und Mac OS X erhältlich. Darüber hinaus kann man es auch direkt als Java-Anwendung erhalten, falls man es auf einem Rechner mit exotischem Betriebssystem einsetzen möchte.

Elite-Freeware

Wer eine Office-Suite für Unterwegs benötigt, darf sich hierzu Google Docs ansehen. Die Online-Plattform bietet eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation, eine Präsentations-Software, ein Zeichenprogramm sowie eine Anwendung zur Erstellung von HTML-Formularen. Darüber hinaus bieten die Google Docs auch eine Effizientere Zusammenarbeit mit anderen Anwendern. Hierzu kann man sich sogenannte Tables erstellen, die man mit anderen Anwendern teilt. Auf diesen Tables können diverse Dateien abgelegt werden, auf die alle Teilnehmer Zugriff haben. Zur Nutzung für Google Docs ist lediglich ein Browser nötig, wodurch es auch auf Tablets und Smartphones eingesetzt werden kann.

KOffice  : 

Große Teile von KOffice wurden herausgelöst und in die Calligra Suite übernommen. Dadurch fand eine deutliche Entschlackung von KOffice statt, wodurch man sich auch mehr auf die klassischen Office-Anwendungen besinnt. Bestandteil von KOffice ist gegenwärtig nur noch eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation, ein Zeichenprogramm, eine Präsentationssoftware sowie eine Anwendung zur Erstellung von Flussdiagrammen. Verfügbar ist es vornehmlich für Linux, bedingt aber auch für Mac OS X und Windows.

Elite-Freeware

Unter der Bezeichnung LibreOffice findet sich die wohl bedeutsamste Abspaltung von OpenOffice.org. Denn LibreOffice wird oft als Nachfolger von OpenOffice.org gehandelt. Da Oracle (der ursprüngliche Eigentümer des Namens OpenOffice.org) den Namen OpenOffice.org nicht der Community überlassen wollte, spalteten sich Entwickler von OpenOffice.org ab und bildeten mit LibreOffice ein auch vom Namen her freies Office. So wurde LibreOffice geboren und ersetzt nun zunehmend OpenOffice.org. Optisch wirken beide Office-Suites sehr ähnlich. Sie beinhalten eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation, ein Datenbankprogramm, ein Zeichenprogramm (für Vektorgrafik), ein Präsentationsprogramm sowie einen Formeleditor. Doch trotz der großen Ähnlichkeit, gilt LibreOffice als das modernere Office, denn die Entwicklung von OpenOffice.org stagniert, während die Entwicklung von LibreOffice stetig voranschreitet. Ein Indiz dafür ist das ehemalige Projekt Go-OO. Dies war seinerzeit auch eine OpenOffice.org Abspaltung, mit der man versuchte Microsoft-Formate und -Funktionen besser in ein freies Office zu implementieren. Go-OO bzw. deren Entwickler und Ziele haben sich LibreOffice angeschlossen und tragen damit dazu bei, dass der Vorsprung von LibreOffice weiter ausgebaut wird. Verfügbar ist LibreOffice für Linux, Mac OS X und Windows. Um einige Funktionen von LibreOffice nutzen zu können, wird das Java Runtime Envoriment vorausgesetzt. Dies sollte man idealerweise noch vor der Installation von LibreOffice auf dem Computer installiert haben.

NeoOffice  : 

NeoOffice ist ein direkter OpenOffice.org Ableger für Mac OS X. Zwar lässt sich auch OpenOffice.org unter Mac OS X einsetzen, fungiert jedoch nicht als echte Mac OS X Anwendung. Dies möchte NeoOffice ändern, indem es sich tiefer ins Betriebssystem einbettet. Damit werden in NeoOffice native Mac OS X Funktionen nutzbar. Vor allem aber wirbt man mit einer höheren Geschwindigkeit sowie einer höheren Stabilität im Vergleich zu anderen OpenOffice.org-Mac-OS-X-Portierungen.

Die wohl bekannteste freie Office-Suite ist zweifelsfrei OpenOffice.org (alias OOo). Sie dient auch als Vorlage für viele andere freie Office-Suites und beinhaltet neben einer Textverarbeitung und einer Tabellenkalkulation auch Anwendungen zum Erstellen und Bearbeiten von Datenbanken, Präsentationen, Vektorgrafiken und Formeln. OpenOffice.org arbeitet dabei mit dem OpenDocument-Format, was ihr eine enorme Zukunftssicherheit garantiert. Darüber hinaus unterstützt OpenOffice.org auch viele andere Formate. Dazu zählen diverse ältere und aktuelle Microsoft-Office-Formate und dank Export-Funktion auch das PDF-Format. OpenOffice.org ist für zahlreiche Betriebssysteme verfügbar. Speziell für Smartphones gibt es auch schon entsprechende OpenOffice.org-Apps, die dann allerdings lediglich zum Betrachten von Dokumenten genutzt werden können. Wer sich für OpenOffice.org interessiert, sollte sich hierzu auch LibreOffice ansehen. Es gilt als höher-entwickelte Abspaltung und stellt den inoffiziellen Nachfolger von OpenOffice.org dar.

Elite-Freeware

OOo4Kids  : 

Bei OOo4Kids (OpenOffice.org for Kids) handelt es sich um eine OpenOffice.org-Abspaltung die speziell auf die Bedürfnisse von Kindern ausgerichtet ist. Dieses Office pauschalisiert nicht, sondern unterscheidet sogar zwischen den verschiedenen Altersstufen eines Kindes. Bei sehr jungen Kindern werden der Übersicht zuliebe viele Funktionen ausgeblendet. Mit steigendem Alter werden diese dann wieder freigegeben und ermöglichen es dem jeweiligen Kind sich besser ein zu leben, ohne gleich überfordert zu werden. Hierfür werden auch ganze Anwendungsbereiche von OpenOffice.org komplett gestrichen. Und zwar jene, bei denen man ohnehin davon ausgehen kann, dass sie von Kindern nicht benötigt werden. Dazu zählt der Formeleditor sowie das Datenbankprogramm. Darüber hinaus ist OOo4Kids auch optisch direkt auf Kinder und Jugendliche ausgerichtet. Es bietet angepasste Fonts, hat gleich von Anfang an eine vergrößerte Darstellung, bietet eine einfache Installation und vieles mehr. Damit eignet sich OOo4Kids nicht nur für Kinder, sondern auch für Anfänger und Rentner, die sich mit dem Einleben in eine neue Anwendung schwer tun. Verfügbar ist es für verschiedene Betriebssysteme und in zahlreichen Sprachen.


PDF Tools

Inkscape  : 

Eigentlich ist Inkscape ein Vektor-Grafik-Programm. Bedingt durch seine Universalität eignet es sich auch für PDFs. Berücksichtigen muss man allerdings. Das mit Inkscape sich immer nur eine PDF-Seite auf einmal editieren lässt. Wer also mehrseitige Dokumente bearbeiten möchte, muss hier wohl noch eine weitere Software bemühen, die dann die einzelnen PDF-Dokumente zusammenführt. So zum Beispiel die Anwendung PDFsam.

PDFedit  : 

Für Unix-Anwender bietet sich PDFedit an. Mittels Cygwin lässt er sich auch für Windows nutzbar machen. Bei PDFedit handelt es sich um einen freien PDF-Editor, der aber leider keine verschlüsselten oder Passwort-geschützten PDF-Dokumente unterstützt.

PDFsam  : 

Bei PDFsam handelt es sich um eine Sammlung einiger untypischer Funktionen. Damit lassen sich PDF Dokumente in Kapitel oder gar in einzelne Seiten aufsplitten und mit anderen PDF-Dokumenten oder Teilen davon, neu zusammen setzen. Auch lassen sich auf Wunsch die einzelnen Seiten drehen, nur eben eine Bearbeitungs-Funktion für die Inhalte gibt es nicht. Damit ist PDFsam etwas eingeschränkt oder eignet sich nur in Zusammenarbeit mit weiteren Programmen wie Inkscape. Diese Beurteilung bleibt wohl dem Anwender und seiner Aufgabestellung vorbehalten.

Elite-Freeware

Scribus  : 

Wem kommerzielle PDF-Editoren zu teuer sind, der sollte sich mit dem freien Scribus anfreunden. Es ist ein Layout-Programm, mit dem sich Text und Grafik zusammenfügen lassen. Man kann PDF-Präsentationen erstellen oder auch PDF-Formulare ausarbeiten. Sehr interessant an Scribus ist, dass es auch höhere PDF-Funktionen unterstützt und somit eine echte Alternative zu den kommerziellen PDF-Editoren darstellt. Angeboten wird es für zahlreiche Betriebssysteme, darunter auch für die geläufigsten wie Windows, Linux und Mac OS X.

Bei Sumatra PDF handelt es sich um einen alternativen PDF-Reader für Windows. Er ist klein und kompakt und im Gegensatz zum Adobe Reader bindet er sich auch nicht allzu fest in das Betriebssystem ein. So wird man bei ihm nicht mit unerwünschten Hintergrund-Prozessen und wiederholten Update-Aufrufen belästigt. Dafür ist er aber auch nicht so funktional und zeigt sich auch bei Internet-Browsern eher zurückhaltend. Manchmal ist er nicht in der Lage eine bestimmte PDF-Datei zu öffnen oder stellt diese nicht ganz korrekt dar. Wer sich daran nicht stört, zumal sich das Programm stetig weiterentwickelt und an seinen Handicaps arbeitet, bekommt mit Sumatra PDF einen brauchbaren und vor allem unaufdringlichen PDF-Reader.