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E-Mail


E-MailBriefe schreiben ist eine alte Tradition, die über die Jahrtausende immer gepflegt wurde. Im Vergleich zum gesprochenen Wort hat man die Möglichkeit sich seine Worte genau zu überlegen, wodurch sie an Präzision und Nachhaltigkeit gewinnen. Gleichzeitig können sie auch miss interpretiert werden, weil Gesten und Betonungen fehlen. Aus diesem Grund versuchte man schon sehr früh mit anderen Methoden die Ausdrucksqualität von geschriebenen Worten zu heben. Sei es durch die Schönschrift, durch besonders edle Papiere oder auch durch Düfte.

In der digitalen Gegenwart bedient man sich dagegen den sogenannten Emoticons (ausdrucksvolle Gesichter, die sich aus Satzzeichen und Buchstaben zusammensetzen). Sie stellen eine Aussage in Relation zu einer Gefühlslage und geben somit mehr Auskunft über den Inhalt des geschriebenen Wortes. Sie sind mittlerweile sehr etabliert. So war es zum Beispiel noch vor der Jahrtausendwende eher unüblich in einem geschäftlichen Schreiben Gefühle zu zeigen. Dies ändert sich jedoch im digitalen Zeitalter, so dass Emoticons mehr und mehr in allen möglichen Bereichen Einzug halten. Wodurch sie als gern eingesetzter Bestandteil digitaler Briefe gelten. Und sei es nur, um auch die kleinste Möglichkeit einer Missinterpretation im Keim zu ersticken.

Heute im digitalen Zeitalter ist noch ein weiterer Wandel, hin zu einer neuen Art von Brief, spürbar. Während nämlich früher das Schreiben eines Briefes regelrecht zelebriert wurde, dienen E-Mails mehr nur dem Informations-Austausch. Man gibt sich nicht mehr so viel Mühe und opfert hierfür auch kaum noch Zeit. Oft werden sie nicht einmal auf Rechtschreibfehler geprüft. Sie werden in Massen versendet und verlieren damit mehr und mehr den Glanz, den sie einst besessen haben. Kein Wunder, denn sie halten in allen Bereichen unseres Alltags Einzug. Sie sind nunmehr Bestell-Bestätigungen, schnelle Rundschreiben und vor allem endlose Werbeflächen. Damit wandeln sie sich vom ehemals außergewöhnlichen Kunstwerk zu einem einfachen Werkzeug.

Versenden und Empfangen

Die meisten Anwender tun sich schwer, die technischen Abläufe beim Versenden und Empfangen von E-Mails zu verstehen. Dabei funktionieren diese genau wie im wirklichen Leben, zum Beispiel beim Versand eines regulären Briefes oder einer Postkarte. Nachdem man einen Brief bzw. eine E-Mail verfasst hat, wird diese mit den Informationen über den Absender und dem Empfänger versehen. Nun übergibt man den elektronischen Brief dem (eigenen) Mail-Server bzw. dem sogenannten Versand-Server (MTA, Mail-Transfer-Agent). Der wiederum verbindet sich mit dem Empfänger-Server (MDA, Mail-Delivery-Agent) und übermittelt ihm den Brief. Der Empfänger-Server verwahrt nun den Brief in einem Postfach bis der eigentliche Empfänger sich mit ihm verbindet und sein Postfach abruft. Soweit die Theorie. In der Praxis ist es zwar etwas irritierender, doch an dem Grundkonzept ändert sich nichts.

Anders als wie bei realen Briefen lässt sich bei elektronischen mehr als nur ein Empfänger eintragen. Auch lässt sich definieren, ob der jeweilige Empfänger direkt angeschrieben wird (Hauptempfänger - An-Feld), in Kopie die Mail erhält (Nebenempfänger - CC-Feld) oder sie gar in Blindkopie zugestellt bekommt (Nebenempfänger, der für alle anderen Empfänger unsichtbar bleibt - BCC-Feld). Interessant ist, dass man nicht nur die Empfänger, sondern auch den Absender frei definieren kann. Denn für Versand ist der Versand-Server zuständig, doch dieser prüft die Authentizität des Versenders bereits vor der Übermittlung der eigentlichen E-Mail. Welche Absender-Informationen schlussendlich in der E-Mail selbst aufgeführt sind, spielt dann (oft) keine Rolle mehr. Es besteht also die Gefahr, dass in einer E-Mail falsche Absender-Informationen eingetragen werden.

Solche Sicherheitslücken - die man übrigens auch von realen Briefen und Postkarten kennt - wurden in der Vergangenheit oftmals missbraucht, so dass viele öffentliche Mail-Dienstleister und auch gemietete Mail-Server, den Versand auf eigene TLDs oder eigene Mail-Adressen einschränken. So manche Empfangs-Server (MDA) vergleichen sogar den eingetragenen Absender und den übermittelten Versand-Server (MTA). Sind die Absender-Informationen unstimmig, kann der Empfangs-Servers die Annahme der Zustellung verweigern. Darüber hinaus kann eine solche Unstimmigkeit dazu führen, dass der Versand-Server auf einer schwarzen Liste landet, wodurch ihm der Versand an andere Empfangs-Server erschwert oder gar unmöglich gemacht wird. Auf diese Weise schützt sich das Internet sehr effektiv vor solch einem Missbrauch. Dennoch sollte man es niemals als selbstverständlich erachten, dass sich hinter einem Mail-Absender auch wirklich der genannte Absender verbirgt.

Man könnte sicherlich viel bessere Schutzmaßnahmen etablieren, die vor allem auch vor weiteren Gefahren (wie Spam, Viren, Trojaner, Phishing, etc.) effizienter schützen. Doch an den Protokollen und der Art der Übertragung hat sich in den letzten Jahrzehnten kaum etwas geändert. Die geläufigsten sind POP3 und SMTP, die jeweils für das Abrufen (POP3) und das Versenden (SMTP) zuständig sind. In ihrem Fall dient der Mail-Server nur als temporäres Postfach, dass lediglich vorübergehend die Mails verwahrt. Anders ist es bei IMAP, dieses Protokoll ruft (ähnlich wie POP3) die Mails vom Server ab, bietet aber zusätzlich eine Ordner- und Struktur-Verwaltung, um die Mails auf dem Server langfristig in einer geordneten Ablage zu verwahren. All diese Protokolle sind bereits seit Jahrzehnten im Einsatz und erfahren nur geringfügige Erweiterungen. Modernere und funktions-reichere Protokolle wurden zwar mit POP4 und SMAP angestrebt, bis heute allerdings nicht ernsthaft umgesetzt. So dass man davon ausgehen kann, dass die drei Klassiker (POP3, SMTP und IMAP) auch in Zukunft unter sich bleiben.

Groupware-, PIM- und E-Mail-Clients

Dennoch zeigen sich viele Neuerungen, die als Bestandteil der Anwender-Software oder als Bestandteil der Server-Software von ihr abhängig sind. Das bedeutet, dass man zusätzliche Funktionen und Möglichkeiten durch den Einsatz einer bestimmten Software realisieren kann. Ein sehr einfaches Beispiel wäre hierzu der Einsatz von HTML in Mails. HTML ist schon seit längerem nicht allein den Webseiten vorbehalten, sondern schon längst auch bei E-Mails ein wichtiger Standard. Er dient dazu den Text zu formatieren und um die Darstellung der E-Mail den eigenen Wünschen anzupassen. So zum Beispiel durch grafische Briefköpfe, durch Tabellen sowie Bildern im Text. So etwas macht nur Sinn, wenn es vom Empfänger auch entsprechend dargestellt wird. Das war lange Zeit nicht der Fall. Und das obwohl die meisten Mail-Clients dies anstandslos unterstützen. Der Grund war der, dass HTML in E-Mails als Sicherheitslücke interpretiert wurde. Dies ist oft heute noch der Fall. Doch durch aktuelle Mail-Clients - die ein Auge darauf haben - werden solche Bedenken relativiert. In Mail-Clients finden sich mittlerweile Phishing-Filter, Spam-Filter und Zugriffsmöglichkeiten für laufende Anti-Virenprogramme, so dass mögliche Gefahren auf ein Minimum reduziert werden. Wer sich dennoch Sorgen macht, kann HTML in seiner Mail-Darstellung deaktivieren, dennoch aber selbst HTML-Mails versenden. Manche Mail-Clients bieten auch die Möglichkeit beim Versenden von E-Mails eine HTML- und zusätzlich eine reine Text-Version zu verschicken und dem Empfänger die Wahl zu überlassen, welche er denn nun darstellt.

Wer sich noch mehr Funktionen in seinem E-Mail-Client wünscht, landet fast schon zwangsläufig bei einer Groupware (Gruppen-Software bzw. Kollaborations-Software). Neben dem Versenden und Empfangen von E-Mails bieten sie dank eines gemeinsamen Servers für die Arbeitsgruppe auch die kollektive Verwaltung von Kontakten, Aufgaben, Notizen und Terminen. Wobei dies mittlerweile auch nur die Spitze des Eisbergs darstellt. Der wohl bekannteste Groupware-Client dürfte Microsofts kostenpflichtiges Outlook sein, das in Zusammenarbeit mit dem Microsoft Exchange-Server sein wahres Potential entfacht. Kein Wunder also, dass es bereits Ansätze gibt, es zu klonen. So zum Beispiel mit Evolution, ein kostenfreier Groupware-Client der es ebenfalls versteht mit dem Exchange-Server umzugehen, sich aber nicht nur auf diesen beschränkt.

Groupware-Clients sind aber nicht nur für Gruppen oder Teams interessant. Wer lieber alleine unterwegs ist, kann auch auf den Server verzichten und verwendet den Groupware-Client als sogenannten PIM-Client (Personal-Information-Manager). Dann verwaltet man mit diesem eben nur seinen eigenen Kalender und nur sein eigenes Adressbuch. Genauso gibt es auch Groupware-Server, die auf den Einsatz von Groupware-Clients verzichten können. Denn viele Groupware-Server bieten ein Web-Interface, dass man über seinen Web-Browser aufrufen kann. Auf diese Weise kann fast jeder Web-Browser als Groupware-Client eingesetzt werden. Interessant ist dies vor allem vor dem Hintergrund der mobilen Nutzung. Denn ein Web-Browser findet sich heutzutage auf praktisch jedem Internet fähigen Handy.



Groupware-, PIM- und E-Mail-Clients

Bei Claws Mail handelt es sich um einen modernen Mail-Client, der auch in seiner Standard-Ausführung ausreichend funktional ist, um sich gegen andere Mail-Clients zu behaupten. Seine Stärken zieht er aus Plug-Ins, mit denen er seine Funktionsvielfalt erweitern kann. Die Auswahl ist jedoch noch recht klein, vor allem für Windows. Verfügbar ist er unter anderem für Unix, Linux und Windows.

Evolution  : 

Neben seiner klassischen Funktion als Mail-Client, kann man Evolution durchaus auch als eine Art Outlook-Klon ansehen. Das gilt nicht nur optisch; Auch technisch arbeitet Evolution sehr gut mit dem Exchange-Server zusammen. Bleibt dabei aber dennoch komplett kostenfrei und läuft unter Unix, Linux sowie Mac OS X. Gegenwärtig bemüht man sich sogar, Evolution für Windows anzubieten; Wodurch ein echter Outlook Konkurrent entstehen dürfte.

Kontact  : 

Neben eigenen Funktionen lässt sich der mächtige PIM- und Groupware-Client Kontact auch mit externen Anwendungen erweitern. Damit bietet er vor allem die benötigte Flexibilität, nach denen viele Anwender verlangen. Denn oftmals möchte man sich nicht komplett einer Groupware verschreiben, sondern bedient sich bei einzelnen Bereichen (z.B. Kalender oder Adressbuch) gerne noch vorhandener und etablierter Ressourcen. Bedingt durch diese Flexibilität kann Kontact daher gut als Dreh- und Angelpunkt einer langfristigen Umstellung fungieren. Kontact ist nicht einzeln zu bekommen. Es ist Bestandteil der KDE Software Compilation und somit überall da lauffähig, wo sich diese installieren lässt (also Linux, Unix, Mac OS X und Windows).

Elite-Freeware

Der Mozilla Thunderbird ist einer der geläufigsten Mail-Clients auf dem Markt. Er bietet eine automatische Aktualisierung, ist mittels Add-Ons erweiterbar und liefert einen hervorragenden Spam-Filter gleich mit. Besonders Team-fähig ist er allerdings nicht. Er empfiehlt sich mehr für einzelne Anwender und bleibt selbst dank einiger Add-ons nur ein unbefriedigender Groupware-Client. Erhältlich ist er als Installations-Version und zwar wahlweise für Windows, Mac OS X und Linux sowie als Portable-Version für Windows und Linux.

SeaMonkey  : 

SeaMonkey ist der inoffizielle Nachfolger der Mozilla Application Suite, eine Zusammenstellung aus Web-Browser, E-Mail-Client, eines Adressbuchs, eines Web-Editors sowie weiterer Funktionen. Genau wie bei der damaligen Mozilla Application Suite kommen dabei die angepassten Anwendungen aus der Mozilla-Welt zum Einsatz (z.B. Firefox, Thunderbird, etc.).

Spicebird  : 

Spicebird stellt den Versuch dar, einem Groupware-Client auf Basis des Mozilla Thunderbird-Quelltextes zu erstellen. Da die Entwicklung jedoch nur schleppend voranschreitet, ist es nicht sicher, ob Spicebird je aus seinem Beta-Statium herauskommt. Das anvisierte Ziel klingt jedoch viel versprechend. Man stelle sich nur mal ein Thunderbird mit Instant-Messaging und Groupware-Funktionalität vor. Wer schon mal reinschnuppern möchte, erhält eine Version wahlweise für Windows und Linux.

Sylepheed  : 

Bei Sylepheed handelt es sich um einen klassischen Mail-Client, ohne übermäßige Funktionsvielfalt. Dafür gilt er aber als schnell, schlank und ausgereift. Verfügbar ist er für Unix sowie für Windows.

YAM  : 

Unter dem Namen YAM (Yet Another Mailer) verbirgt sich ein klassischer E-Mail-Client, der jedoch für exotische Betriebssysteme wie AmigaOS, MorphOS und AROS geschrieben wurde.


Groupware- und E-Mail-Server

Ein Plattform-übergreifender-Mail-Server für den Empfang und Versand (MTA und MDA) ist der Apache James. Er ist in Java geschrieben und beherrscht neben POP3 und SMTP auch IMAP um Mails zu empfangen und um sie weiter zu leiten.

Eine äußerst mächtige aber gleichzeitig leicht zu verwaltende Groupware-Lösung findet sich unter der Bezeichnung Citadel/UX. Ihr Funktionsumfang umfasst praktisch alles, was eine moderne Groupware bieten sollte. Neben den klassischen Funktion wie Mail, Adressbuch und Kalender, finden sich auch eine Aufgaben-Verwaltung, Notiz-Funktion und ein Datei-Speicher sowie vieles mehr. Sie lässt sich schnell und einfach auf einem Linux- oder Unix-Server installieren und kann dann mittels Web-Interface oder Groupware-Clients angesteuert werden. Dabei bietet sie direkt oder über Drittanbietern eine Unterstützung für weitere Ergänzungen und Erweiterungen. Für Laien und Profis gleichermaßen geeignet, zählt sie unter den kostenlosen Groupware-Lösungen immer wieder zu den Favoriten.

Der Courier Mail Server ist ein Mail-Empfangs-Server (MTA) für POP3 und IMAP. Er eignet sich gut für große Anwendergruppen, da er als sicherer und konfigurationsfreundlicher Mail-Server gilt. Lauffähig ist er unter Unix, bietet aber auch Portierungen für einige Linux-Distributionen.

Cyrus  : 

Bei Cyrus handelt es sich um einen weitgehend klassischen Mail-Empfangs-Server (MDA), der jedoch beliebig skaliert werden kann und sich somit für eine beliebig große Anzahl von Anwendern eignet.

Dovecot  : 

Hinter der Bezeichnung Dovecot (Taubenschlag) verbirgt sich ein moderner Mail-Empfangs-Server (MDA) für die Protokolle IMAP und POP3. Er gilt als sehr sicher und äußerst zuverlässig. Lauffähig ist er unter Unix.

Bei EGroupware handelt es sich um einen sehr einfach zu installierenden Groupware-Server. Da er auf PHP basiert, lässt er sich unter beliebigen Betriebssystemen betreiben und ebenso auch auf vielen kleinen WebSpace-Accounts einrichten (sofern man ihm auch eine Datenbank anbieten kann), bietet er sich hervorragend für Laien an, die einmal in die Welt der Groupwares reinschnuppern möchten. Wie bei den meisten Groupware-Lösungen liegt auch beim EGroupware die Herausforderung nicht darin, ihn zum Laufen zu bringen, sondern vielmehr darin ihn den eigenen Wünschen anzupassen.

Exim  : 

Mit Exim erhält man einen speziellen Mail-Versand-Server (MTA). Er gilt als Anspruchsvoll, da er auf grafische Administrationsoberflächen verzichtet. Im Vergleich zu vielen anderen Servern ist hier eine längere Einarbeitungszeit gegeben, dafür erhält man auch zahlreiche zusätzliche Funktionen und Möglichkeiten.

Wer sich als reiner Windows-Anwender mit fremden Betriebssystemen schwer tut, erhält mit hMailServer einen kostenfreien E-Mail-Server für den Empfang und Versand von E-Mails unter einem Windows-Betriebsystem. Dabei muss es nicht einmal eine Server-Version sein, ein Windows-Client (XP oder Vista) ist hierfür ausreichend. Auf diese Weise ist hMailServer auf zahlreichen PCs lauffähig und eignet sich auch sehr gut für Laien, die sich in die Welt der Mail-Server einleben wollen. Geboten wird neben POP3 und SMTP auch IMAP. Er erlaubt das Filtern von Spam und bietet dem installierten Virenkiller die Möglichkeit die eingehenden Mails zu prüfen.

Die Horde Groupware Webmail Edition ist ein Bundle basierend auf dem Horde Framework und einigen Horde Modulen. Durch diesen modularen Aufbau lassen sich Module auch entfernen oder weitere dazu laden, um so die Funktionsvielfalt den eigenen Wünschen anzupassen. Technisch ist die Horde Groupware schon sehr ausgereift und bietet neben klassischen Groupware-Funktionen auch interessante Erweiterungsmodule wie einen Datei-Manager oder ein Wiki. Der Administrator kommt jedoch nicht drumherum sich einzulesen, weshalb die Horde Groupware sich vornehmlich an versierte Anwender richtet.

Kolab  : 

Bei Kolab handelt es sich um einen Groupware-Server der unter Linux oder Unix lauffähig ist, jedoch mit diversen Groupware-Clients unterschiedlicher Betriebssysteme zusammenarbeiten kann. So unterstützt er neben dem Kontact Groupware-Client auch Microsofts Outlook und begnügt sich zur Not auch mit einem Web-Browser. Neben den klassischen Funktionen einer Groupware unterstützt Kolab auch ein Ressourcen-Managenment und lässt sich dank seiner Clusterfähigkeit beliebig vergrößern, so dass er auch für Großkonzerne eine interessante Lösung darstellt.

Einer der fortschrittlichsten Groupware-Server ist ganz ohne Zweifel der Open-Xchange Server. Er ist äußerst funktionsreich und hebt sich von seinen Mitbewerbern ab, indem er auch untypische Funktionen anbietet. So ist er beispielsweise in der Lage, nicht nur einen eigenen Mail-Server zu betreiben, sondern auch Mails von anderen Mail-Servern (z.B. Freemail-Accounts) abzurufen, um sie seinen Anwendern zur Verfügung zu stellen. Abgesehen von der Unterstützung für Groupware-Clients bietet der Open-Xchange Server auch ein Web-Interface. Im Gegensatz zu seinen Mitbewerbern handelt es sich hier aber schon um ein modernes AJAX-Web-Interface. Sehr von Vorteil ist auch die Tatsache, dass der Open-Xchange Server sich in seiner Anwenderzahl beliebig erweitern lässt, wodurch er sich für beliebig große Unternehmensstrukturen eignet. Lauffähig ist er wahlweise unter Unix oder Linux.

PHProjekt  : 

Mit PHProjekt erhält man eine auf PHP aufsetzende Groupware, die somit unter praktisch jedem beliebigen Web-Server lauffähig ist. Neben vieler klassischer Groupware-Funktionen bietet sie auch eine Chat-Funktion sowie ein Umfrage-System. PHProjekt wird schon sehr lange weiterentwickelt und zählt damit zu den gut etablierten und ausgereiften Groupware-Lösungen.

Sendmail  : 

Sendmail ist der geläufige Standard unter den Mail-Versand-Servern (MTA). Er findet sich bereits fest integriert in vielen Linux- und Unix-Distributionen. Tatsächlich orientieren sich auch einige neu entwickelte Mail-Server an Sendmail oder verwenden ihn gar als Grundlage.

SOGo  : 

SOGo ist eine Art Groupware-Fundament. Es ist zwar an sich eine Groupware, doch ihre Funktionen werden teilweise erst durch externe Anbieter oder separat installierte Server ermöglicht. Sein Talent zeigt sich in seinem besonderen Client-Support. Denn abgesehen von einem Web-Interface und der Unterstützung zahlreicher Groupware-Clients, bietet SOGo auch zusätzliche Anwendungen und Add-Ons, um einfache Mail-Clients (z.B. Thunderbird) funktionsmäßig voll einzubinden.

Tine 2.0  : 

Bei Tine 2.0 handelt es sich um eine Abspaltung von EGroupware, obwohl man sich selbst nicht als solches sieht. Der Grund dafür ist, dass Tine 2.0 optisch sowie technisch mittlerweile nichts mehr mit EGroupware zu tun hat. Tine 2.0 präsentiert sich sehr modern. Eins seiner ungewöhnlichen Features ist dabei Voice-over-IP, was sich gerade in Unternehmens-Netzen sehr gut macht. Da es auf PHP basiert, ist es weitgehend von Plattform unabhängig und lässt sich auf beliebigen Web-Servern betreiben.

UW IMAP  : 

Ein weiterer Standard in der E-Mail-Welt ist der UW IMAP. Er ist der Referenz-Empfangs-Server (MDA) für das IMAP-Protocol. Er findet sich oft in Bundles gemeinsam mit anderen Mail-Servern (POP3 und SMTP) in Linux-, Unix- und BSD-Distributionen.

XMail  : 

Mit XMail erhält man einen ausgezeichneten Mail-Server zum Empfang und Versand, der unter Linux, Unix und Windows lauffähig ist. Ganz allgemein achtet XMail darauf eher schlank zu bleiben, so dass man hier keine Funktions-Flut erwarten sollte. Zumindest wichtige Funktionen, die er nicht bereits serienmäßig bietet, lassen sich jedoch dank sogenannter XMail-Tools ergänzen.