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Dokumenten Management


InternetPapier war nicht nur in der Antike ein wichtiges Medium von Informationen, sondern ist es auch in der Gegenwart. Der Grund hierfür ist vor allem seine Beständigkeit. Denn je nach Qualität kann es selbst unter schlechten Bedingungen Informationen noch über Jahrzehnte erhalten. Damit war es lange Zeit vielen digitalen Medien weit voraus. Doch dieser Vorsprung schrumpft, zumal die neuen digitalen Medien auch weitere Vorteile versprechen. Es wird gleich an mehreren Fronten gekämpft. In Form von robusteren Materialien versucht man die Anfälligkeit von äußeren Einflüssen zu reduzieren und damit die Langlebigkeit der Medien zu steigern. Gleichzeitig bietet man durch eine redundante Mehrfach-Sicherung auch eine erhöhte Datensicherheit. Dies betrifft nicht nur den klassischen Datenverlust, sondern greift auch in Form einer Versionierung in den Alltag ein. Denn oftmals liegen Dokumente nicht nur in aktueller Ausführung vor, sondern auch gleichzeitig in allen vorangegangenen Änderungsstufen, was dem Anwender eine weiteren Sicherheits-Aspekt einräumt (vor allem wenn mehrere Anwender an einem Dokument arbeiten). Und schließlich muss auch noch die erhöhte Transparenz erwähnt werden. Denn während man sich früher durch Berge von Akten nur mühsam durcharbeiten konnte, ist ein digitales Archiv dank Keyword-Tagging und globaler Suchfunktion meist schon in kurzer Zeit komplett gesichtet. Und dass nicht nur von einem Anwender, sondern auf Wunsch auch von etlichen Tausend Anwendern gleichzeitig.

Die Möglichkeiten des digitalen Dokumenten Managements sind enorm und sollten daher nicht nur in großen Unternehmen mit zahlreichen Datenbeständen, sondern auch in kleinen Unternehmen bis hin zu Ein-Mann-Betrieben Einzug halten. Sie bieten enorme Vorteile und zusätzliche Möglichkeiten, sofern man sie richtig einsetzt. Darüberhinaus senken sie auch die Kosten, denn Drucker, Toner sowie Papier wird seltener benötigt, ganz zu schweigen von dem Platzbedarf der Akton-Ordner und -Schränke die ein reguläres Papier-Büro fordert. Ganz ohne Makel ist aber auch das digitale Dokumenten Management nicht. Es gilt die richtige Software zu finden und sich mit ihr auseinander zu setzen. Die Arbeitsweisen der jeweiligen Systeme unterscheiden sich nämlich grundlegend, so dass sich die Suche nach dem richtigen System sehr langwierig ausfallen kann. Zu Berücksichtigen gilt nämlich vor allem auch die Interaktions-Möglichkeiten zu anderen Anwendungen. Denn oftmals will man bestimmte Anwendungen in seinem Unternehmen auch in Zukunft weiter nutzen. Da ist es um so wichtiger, die Zusammenarbeit mit dem neuen Dokumenten-Management-System sicher zu stellen.

Wer es sehr flexibel haben möchte, nutzt Systeme wie Agorum Core oder Alfresco. Sie präsentieren sich dem Anwender gegenüber als Datenträger. So dass gerade auch unerfahrene Anwender sich in das neue System gut und schnell einarbeiten können. Sie profitieren von den Vorteilen, merken aber kaum das im Hintergrund ein Dokumenten-Management-System arbeitet und neue Möglichkeiten schafft. Im Gegensatz dazu stehen Client oder Webbasierte Lösungen, die im Fall von OpenKM durchaus auch sehr benutzerfreundlich sein können, jedoch in den Vordergrund treten und bisher genutzte Anwendungen zu ersetzen versuchen. Wer sich unschlüssig ist, was denn für sein Unternehmen die bessere Lösung ist, kann in manchen Fällen sogar zwei verschiedene Systeme zum Einsatz bringen. Um dann die Vorteiler beider Varianten zu nutzen. Doch allzu komplex sollte man solche Systeme nicht stricken. Da empfiehlt es sich dann schon eher weiterhin auf das gute alte Papier zu vertrauen und die Umstellung ins digitale Zeitalter zu wagen, wenn einem eine perfekte Lösung über den Weg läuft. Lange muss man nicht warten. Denn auch in diesem Bereich ist das Angebot an entsprechenden Systemen stetig wachsend und auch bestehende Systeme entwickeln sich mit jedem Tag weiter.



Dokumenten-Verwaltung

Bei Agorum Core handelt es sich um ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS), dass sich dem Anwender gegenüber wie ein Laufwerk verhält. Daher kann es auch von klassischen Anwendungen und in Interaktion mit regulären Laufwerken direkt als solches genutzt werden. Der Vorteil eines solchen Systems liegt in der Zentralisierung der Daten, die somit eine bessere Interaktivität untereinander bieten. Beispielsweise beim Suchen quer über alle Dokumentenformate bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Benutzer- oder Gruppenrechte. Faxe und eingescannte Dokumente lassen sich mittels Texterkennung in Text-Dateien bzw. Dokumente konvertieren. Die Dokumente (Mails eingeschlossen) können miteinander verlinkt werden, um einzelne Vorgänge zu gruppieren oder transparenter zu gestalten. Auch klassische Funktionen, wie das Archivieren oder das Wiederherstellen gelöschter Daten, darf natürlich nicht fehlen. Dank zahlreicher Schnittstellen kann das System sich dabei nicht nur als Netz-Laufwerk, sondern auch als FTP-Server, als Mail-Server oder als Web-Server präsentieren und Daten darüber ins System aufnehmen oder ausgeben. So bietet es im Grunde eine totale Vernetzung aller Arten von firmeneigenen Informationen mit einer beliebig erweiterbaren Anbindungen zu den Anwendern. Als Unterlage für dieses kostenlose DMS benötigt man lediglich Windows oder Linux.

Alfresco  : 

Mit Alfresco erhält man ein Dokumenten-Management-System auf Java-Basis, wodurch es auf beliebigen Servern bzw. Betriebssystemen zum Einsatz kommen kann. Eine seiner Besonderheiten ist, dass es Erweiterungen und Änderungen gesondert aufnimmt, so dass das eigentliche Programm unverändert bleibt und mit neuen Versionen aktualisiert werden kann. Auch bei Alfresco werden die Daten bzw. Dokumente dem Anwender mittels eines virtuellen Datenträgers angeboten. So können die Anwender mit ihren bevorzugten Anwendungen weiterarbeiten. Darunter zählt auch MS Office für das Alfresco auch die neuesten Office Formate unterstützt. Leider ist nur die Alfresco Community Edition (eine abgespeckte Version) kostenfrei nutzbar. Wer sich mehr Funktionalität wünscht, muss dafür zahlen.

Zur Digitalisierung von Dokumenten oder auch ganzer Bücher, bietet sich Archivista an. Vor allem wenn man eingebettete Grafiken oder das Layout erhalten will. Denn es sichert mehrseitige Dokumente nicht nur mittels Texterkennung als Klartext, sondern auch als einzelne Bilder und bietet dem Betrachter alle Formen direkt an. Archivista ist kein sonderlich modernes Dokumenten Management System, sofern man es überhaupt als solches bezeichnen kann. Denn als Web-Anwendung liegen seine Stärken fast ausschließlich im mobilen Einsatz, wo es von jedem Browser-fähigen Gerät genutzt werden kann. So zum Beispiel auch von Smartphones oder Tablets. Die Serveranwendung benötigt dagegen Linux als Betriebssystem.

Bei Benubird PDF handelt es sich um ein klassischen Dokument-Management-System, dass jedoch nur für einen Anwender bzw. einen Computer ausgelegt wurde. Daher bietet es sich nur für kleine Unternehmen oder gar nur für Ein-Mann-Betriebe an. Genutzt wird das PDF-Format sowie seine Möglichkeiten. Dokumente werden dabei mit zusätzlichen Informationen (Meta-Daten) sowie mit Schlüsselwörtern versehen. Dies hilft, die Dokumente zu gruppieren, zu thematisieren und zu sortieren. Als Betriebssystem wird Windows vorausgesetzt.

Das Main Pyrus DMS ist ein klassisches Dokumenten Management System. Darauf zugreifen kann man mittels Web-Frontend, wodurch es flexibel nutzbar bleibt. Gleichzeitig ist es aber ein sehr statisches DMS, was eine längere Einarbeitungszeit und vor allem eine Anpassung erfordert. Bevor man ihm den Vorzug gibt, empfiehlt es sich die Demo-Version auf der Anbieterseite auszuprobieren.

OpenKM  : 

Eine äußerst mächtiges und funktionales Dokumenten Management System zeigt sich in OpenKM. Es ist eine Web-basierte Lösung, jedoch sehr viel benutzerfreundlicher umgesetzt, als die meisten seiner Mitbewerber. Der Anwender benötigt nur einen Browser, um darauf zuzugreifen. Kann aber dennoch moderne Web-Funktionen wie Drag-and-Drop einsetzen, was ihm eine schnellere und vor allem intuitive Bedienung ermöglicht. Keywords können einem Dokument schnell zugeordnet werden, was bei vielen anderen DMS wegen der Komplexität vernachlässigt wird. Auch können exotischere Dokumente direkt im Browser dargestellt werden, wodurch das Dokument nicht extra heruntergeladen werden muss. Auf diese Weise behält der Anwender einen bestmöglichen Überblick und zwar nicht nur über den Inhalt des Dokuments, sondern gleichzeitig auch über das ganze System. Und da OpenKM in vielen Bereichen selbsterklärend ist, können auch Laien sehr viel einfacher in das System eingearbeitet werden.

Qiqqa  : 

Qiqqa fällt im weitesten Sinne auch in den Bereich einer Dokumenten Management Systems, obwohl es vornehmlich nur einem Anwender dient. Es konzentriert sich auf die Betrachtung und Sichtung größerer PDF-Archive. Dank modernem PDF-Betrachter kann man auch innerhalb der PDF-Dateien Anmerkungen oder Notizen erstellen. Auch lassen sich die Dokumente mit Keywords versehen, was wiederum die globale Suche vereinfacht. Es bietet auch Text-Erkennung innerhalb Bild-basierter Dokumente. Darüberhinaus bietet es auch ergänzende Funktionen, die über ein DMS hinaus gehen. Dazu zählt zum Beispiel eine Mind-Mapping-Software, in die man sogar Dokumente verlinken kann. Lauffähig ist Qiqqa unter Windows (ab XP), auch ist parallel dazu eine Android-Version verfügbar.